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Ordnungsgemäße Rechnungserstellung mit Word und Excel: Darauf müssen Sie achten

vor 2 Monaten

Der Gesetzgeber hat mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Hierzu wurden jedoch umfangreiche Anforderungen formuliert, die uneingeschränkt für jeden Unternehmer gelten. Das heißt, nicht nur die Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften, sondern auch sog. Einnahmen- Überschuss- Rechner haben so einiges zu beachten. Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden!

Es droht dann der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung!

Alle Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. So müssen digitale Eingangsrechnungen – z.B. von Ihrem Telekommunikationsanbieter oder Stromversorger – in digitaler Form 10 Jahre aufbewahrt werden! Es reicht also nicht aus, einfach den Anhang der empfangenen Mail auszudrucken. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich jedoch ausschließlich auf den transportierten Inhalt (z.B. der pdf- Datei) – soweit eine E-Mail als reines Transportmittel analog zum Briefumschlag dient, ist diese nicht grundsätzlich aufzubewahren.

Auch die Kreditkartenabrechnungen und elektronisch zur Verfügung gestellten Bankkontoauszüge müssen archiviert werden! Die meisten Banken bieten diesen Service beim Online- Banking an.

Was ist jedoch bei der Verwendung von Vorlagen mit Word, Excel & Co zu beachten?

Die Rechnungsstellung an Kunden mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD- konform, da diese Dateiformate leicht änderbar sind! Die Speicherung und Ablage von Word- und Excel- Dateien (bspw. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) kann die vom Finanzamt geforderte revisionssichere Archivierung nicht gewährleisten. Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr veränderbar sein oder gelöscht werden – die Word- oder Excel- Programme scheiden daher aus. Werden Veränderungen doch vorgenommen, müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen, damit der Betriebsprüfer die Änderung anhand der Dokumentation nachvollziehen kann.

Was Sie tun müssen, um GoBD- konforme Ausgangs- Rechnungen mit Word und Excel zu erstellen:

Die GoBD unterscheiden zwischen zwei Formen der generierten Rechnungen, nämlich zwischen Papierbelegen und elektronischen Belegen.

  1. Papierbelege sind per Hand erstellte Belege. Aber auch mit einem Textverarbeitungsprogramm (Word) oder einer Tabellenkalkulation (Excel) erstellte Rechnungen gelten als Papierbelege, wenn nach dem Ausdruck das Dokument nicht gespeichert wird. Die verwendete Maske oder Dokumentenvorlage muss mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben werden.
    Bei dieser Variante müssen Sie nur sicherstellen, dass tatsächlich alle Rechnungen in die Buchführung einfließen. Dies stellen wir anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer und dem Zahlungseingang per Bank oder Kasse mit Erstellung der Buchführung fest.
  2. Als elektronische Belege gelten mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellte Rechnungen, die gedruckt und separat abgespeichert werden. Hierbei ist die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit und Unveränderbarkeit unbedingt zu beachten. Es muss zwingend ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) oder eine Online- Archivierung genutzt werden, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Da die Finanzverwaltung keine Aussage zur Speicherung auf einem eigenen Computer oder Server (on premise) oder in der Cloud (online) trifft, sind beide Optionen möglich.

In der Praxis empfiehlt es sich, die Ausgangsrechnungen, die zuvor manuell mit Word oder Excel erstellt wurden, zum Zeitpunkt der Erstellung in ein Bildformat (z.B. PDF- oder TIFF) umzuwandeln. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Digitalisierung der Rechnungen eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen. Diese muss für einen sachverständigen Dritten – also der Betriebsprüfer im Falle einer Außenprüfung – verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Es ist daher genau zu überlegen, wie mit den digitalen Belegen umzugehen ist. Bei Fragen sind wir gern für Sie da!

 

Bildnachweis: Verbera auf Pixabay

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