1. Auswahlkriterien für eine Betriebsprüfung:
Jedes Unternehmen wird mehr oder weniger regelmäßig geprüft. Dabei legen die Finanzbehörden im Wesentlichen folgende Auswahlkriterien fest:
- Ihre Praxis wurde schon lange nicht mehr oder noch nie geprüft
- Ein Computerauswahlverfahren hat Ihre Praxis nach dem Zufallsprinzip gewählt
- Ihre Praxis hat die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregt
- Ihre Praxis überschreitet bestimmte Größenmerkmale
- Es zeigen sich komplizierte Sachverhalte bei der eingereichten Steuererklärung
- Sie stehen in Zusammenhang mit anderen bereits geprüften Unternehmen
- Es gibt anonyme Anzeigen oder Querverbindungen
- Es wird eine Praxisaufgabe erklärt und die Praxis hat erhebliches Anlagevermögen
Eine Betriebsprüfung wird immer im Vorfeld angekündigt.
Ein Indiz, ob das Finanzamt bald eine Prüfung vornehmen wird, befindet sich in der Kopfzeile der letzten Steuerbescheide. Falls die letzten Steuerbescheide ohne ersichtlichen Grund unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 Abgabenordnung) stehen, kann dies ein Hinweis auf eine bevorstehende Praxis-Prüfung sein, die sich in aller Regel auf drei zusammenhängende Jahre bezieht.
2. Tauschen Sie sich vor der Prüfung mit Ihrem Steuerberater/Ihrer Steuerberaterin über mögliche Diskussions- und Angriffspunkte des Prüfers aus und entwickeln eine Gegenstrategie. Sollte es in Ihren Unterlagen Dokumente geben, die verfänglich sind, sichten Sie diese gemeinsam mit Ihrem Steuerberater/Ihrer Steuerberaterin.
Steuerpflichtige haben während der Betriebsprüfung
- die Verpflichtung zur Mitwirkung und Auskunft
- die Buchhaltungsunterlagen der Praxis, Geschäftspapiere und Urkunden (falls steuerlich relevant) vorzulegen
- einen Raum für den Prüfer zur Verfügung zu stellen
- die Möglichkeit der detaillierten Darstellung ihrer Auffassung zu den Sachverhalt- und Rechtsfragen
- Anspruch auf Prüfung zu ihren Gunsten und Ungunsten
3. Wenn Sie sich möglichst wenig mit der Betriebsprüfung belasten möchten, übertragen Sie diese Verantwortung gerne auf Ihren Steuerberater/Ihre Steuerberaterin, die eine geeignete Ansprechperson für den Prüfer ist.
4. Der Prüfer darf in Ihre Privatkonten keine Einsicht nehmen, außer es gehen dort auch betriebliche Zahlungen ein und aus.
5. Der Prüfer darf auf folgende Praxisdaten zugreifen oder nicht zugreifen:
- Berechtigung des Datenzugriffs auf die mit DV-System erstellte Buchführung der Praxis. Diesen Part übernimmt Ihr Steuerberater/Ihre Steuerberaterin gerne für Sie!
- Kein Zugriff auf Patientendaten betreffend Diagnose und Behandlungsmethode des Zahnarztes/der Zahnärztin (lediglich in anonymisierter Form).
- Dem Zahnarzt/der Zahnärztin steht auch in Steuersachen ein Auskunftsverweigerungsrecht zu patientenrelevanten Daten zu. Die Einsicht der Finanzverwaltung in ärztliche Unterlagen ist auf finanzielle Beziehungen zwischen Zahnarzt/Zahnärztin und Patient/in beschränkt.
- Auch E-Mails müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden, deshalb empfehle ich die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails. Achtung: Versehentlich überlassene Daten dürfen auch verwertet werden!
6. Folgende Punkte werden oft diskutiert und hinterfragt:
- Sind alle Betriebsausgaben auch wirklich Betriebsausgaben?
- Fahren Sie wirklich mit Ihrem Praxis-PKW so wenig privat?
- Stehen sämtliche Anlagegüter auch wirklich in der Zahnarztpraxis?
- Deckt Ihr erklärtes Einkommen Ihre Lebenshaltungskosten?
- Abgrenzung der umsatzsteuerfreien von den umsatzsteuerpflichtigen Leistungen. Bei Betriebsprüfungen in Zahnarztpraxen wird oft der Fokus darauf gelegt, die Umsatzsteuerpflicht ärztlicher Leistungen festzustellen oder zu behaupten. Die bislang geltende Auffassung, dass alles, was Zahnärztinnen und Zahnärzte in Ausübung ihres Berufes tun, umsatzsteuerfrei ist, gilt heute nicht mehr.
- Große Praxen mit vielen angestellten Zahnärzt(inn)en laufen Gefahr, gewerbesteuerpflichtig zu sein. Das Finanzamt geht dann davon aus, dass Sie als Praxisinhaber/in der Praxis nicht mehr Ihren “Stempel aufdrücken“ und die fachliche Leitung durch Sie höchstpersönlich nicht sichergestellt ist. Auch wenn die Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet wird, bleibt – zumindest in Großstädten mit hohen Gewerbesteuer-Hebesätzen – ein deutlicher finanzieller Nachteil spürbar.
- Der Verkauf von Zahnhygieneartikeln kann ebenfalls dazu führen, dass Ihre Praxis Gewerbesteuer zahlen muss. Insbesondere bei Berufsausübungsgemeinschaften besteht die Gefahr der sogenannten Infektion für alle Einkünfte der Praxis, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden. Hiergegen können Sie im Vorfeld Vorkehrungen treffen!
Für den Verkauf der Zahnhygieneartikel könnte beispielsweise eine weitere Gesellschaft gegründet und könnten gesonderte Bankkonten eröffnet werden. Danach werden für diese Gesellschaft dann eine eigene Finanzbuchhaltung, eine eigene Einnahmen-Überschuss- Rechnung und die entsprechenden Steuererklärungen erstellt.
7. Das Zeitalter der elektronischen Datenerfassung hat in Form des digitalen Praxis-Check auch in der Finanzverwaltung Einzug erhalten. Die Betriebsprüfung erfolgt nun auch elektronisch durch den digitalen Praxis-Check. Hierzu wird von der Finanzverwaltung das Softwareprogramm IDEA eingesetzt, das dem Prüfer auf Knopfdruck auffällige Geschäftspraktiken und Buchungsfehler präsentiert. Dies führt zu einer effizienteren Durchsuchung der Daten nach Auffälligkeiten.
8. Am Ende einer Betriebsprüfung steht die sogenannte Schlussbesprechung. In der Schlussbesprechung werden die tatsächlichen Feststellungen und die rechtlichen Folgerungen erörtert. Oft lassen sich bei Forderungen Kompromisse finden. Es empfiehlt sich, dieses Gespräch zusammen mit Ihrem Steuerberater/Ihrer Steuerberaterin zu führen, auf dessen/deren Erfahrung Sie zählen dürfen.
9. Ergibt sich nach der Schlussbesprechung eine Nachzahlung und sollten die Prüfungsfeststellungen bei Ihnen strittig bleiben, besteht die Möglichkeit eines Einspruchs.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
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