Die Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung steht an – Umgang mit einem Schreckgespenst!

 Fast jeder hat schon einmal vom Schreckgespenst der Betriebsprüfung gehört, weil Patienten oder Kollegen darüber berichtet haben. Nachfolgend möchten wir einen groben Überblick darüber geben, was auf Sie zukommt und wie Sie sich am besten verhalten sollten.  

Jedes Unternehmen wird mehr oder weniger regelmäßig geprüft. Für die Finanzbehörde gibt es im Wesentlichen folgende Auswahlkriterien:

• Sie wurden schon besonders lange oder womöglich überhaupt noch nie geprüft
• Ihre Prüfung ist aufgrund einer Computerwahl rein zufällig
• Sie haben irgendwie die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregt
• Sie überschreiten bestimmte Größenmerkmale
• Komplizierte Sachverhalte bei der eingereichten Steuererklärung
• Zusammenhang mit anderen bereits geprüften Unternehmen
• Anonyme Anzeigen oder Querverbindungen
• Es wird Praxisaufgabe erklärt und die Praxis hat erhebliches Anlagevermögen

  Eine Betriebsprüfung wird immer im Vorfeld angekündigt. Ein Indiz, ob das Finanzamt bald eine Prüfung vornehmen wird, befindet sich in der Kopfzeile der letzten Steuerbescheide. Falls die letzten Steuerbescheide ohne ersichtlichen Grund unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 Abgabenordnung) stehen, kann dies ein Hinweis auf eine bevorstehenden Praxis-Prüfung sein, die sich in aller Regel auf drei zusammenhängende Jahre bezieht.   In einem gemeinsamen Gespräch vor der Prüfung sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater mögliche Diskussions- und Angriffspunkte des Prüfers ausfindig machen und eine Gegenstrategie entwickeln. Sollte es in Ihren Unterlagen Dokumente geben, die verfänglich sind, führen Sie dazu eine gemeinsame Sichtung mit Ihrem Steuerberater durch.

Sie als Steuerpflichtiger haben während der Betriebsprüfung

• die Verpflichtung zur Mitwirkung und Auskunft
• die Buchhaltungsunterlagen der Praxis, Geschäftspapiere und Urkunden (falls steuerlich relevant) vorzulegen
• einen Raum für den Prüfer zur Verfügung zu stellen
• die Möglichkeit der detaillierten Darstellung Ihrer Auffassung zu den Sachverhalt- und Rechtsfragen
• Anspruch auf Prüfung zu Ihren Gunsten und Ungunsten

  Die geeignete Ansprechperson für den Prüfer ist im Idealfall Ihr Steuerberater. Seine Einschaltung führt auch dazu, dass Sie mit der Betriebsprüfung wenig belastet werden.   Der Prüfer darf in Ihre Privatkonten keine Einsicht nehmen, außer dort gehen ebenfalls betriebliche Zahlungen ein und aus.     

Der Prüfer darf auf folgende Praxisdaten zugreifen:

• Berechtigung des Datenzugriff auf die mit DV-System erstellte Buchführung der Praxis. Diesen Part übernimmt Ihr Steuerberater für Sie!
• Kein Zugriff auf Patientendaten betreffend Diagnose und Behandlungsmethode des Arztes (lediglich in anonymisierter Form).
• Dem Arzt steht auch in Steuersachen ein Auskunftsverweigerungsrecht zu patientenrelevanten Daten zu. Die Einsicht der Finanzverwaltung in ärztliche Unterlagen ist auf finanzielle Beziehungen zwischen Arzt und Patient beschränkt.
• Auch E-Mails müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden, deshalb strikte Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails. Achtung: Versehentlich überlassene Daten dürfen auch verwertet werden!

 

Die Diskussionspunkte sind verschieden. Es geht aber oft um folgende Bereiche:

• Sind alle Betriebsausgaben auch wirklich Betriebsausgaben?
• Fahren Sie wirklich mit Ihrem Praxis-PKW so wenig privat?
• Stehen sämtliche Anlagegüter auch wirklich in der Praxis?
• Deckt Ihr erklärtes Einkommen Ihre Lebenshaltungskosten?
• Abgrenzung der umsatzsteuerfreien von den umsatzsteuerpflichtigen Leistungen.Bei Betriebsprüfungen in Arztpraxen wird oft der Fokus darauf gelegt, die Umsatzsteuerpflicht ärztlicher Leistungen festzustellen oder zu behaupten. Die alte Auffassung, dass alles, was Ärzte in Ausübung ihres Berufes tun, umsatzsteuerfrei ist, gilt nicht mehr.

Das Zeitalter der elektronischen Datenerfassung hat in Form des digitalen Praxis-Check auch in der Finanzverwaltung Einzug erhalten. Die Betriebsprüfung erfolgt nun auch elektronisch durch den digitalen Praxis-Check. Hierzu wird von der Finanzverwaltung das Softwareprogramm IDEA eingesetzt, das dem Prüfer auf Knopfdruck auffällige Geschäftspraktiken und Buchungsfehler präsentiert. Dies führt zu einer effizienteren Durchsuchung der Daten nach Auffälligkeiten.   Abschließend kommt es am Ende einer Betriebsprüfung zur sogenannten Schlussbesprechung. In der Schlussbesprechung werden die tatsächlichen Feststellungen und die rechtlichen Folgerungen erörtert. Wie so oft im Leben, bedarf es auch hier manchmal eines Kompromisses. Es empfiehlt sich daher, dieses Gespräch keinesfalls ohne Ihren Steuerberater zu führen.   Ergibt sich nach der Schlussbesprechung eine Nachzahlung und sollten überdies die Prüfungsfeststellungen bei Ihnen strittig bleiben, besteht die Möglichkeit eines Einspruchs.