Steuerabzugschancen mit Eigenbelegen wahren

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Steuerabzugschancen mit Eigenbelegen wahren

Immer wieder kommt es in der Hektik des Alltags schon einmal vor, dass man einen Beleg verliert oder vergisst. Eine Ausgabe, die man andernfalls steuermindernd hätte, geltend machen können. In dem Fall gibt es nur eine Lösung: ein Eigenbeleg. Ein solcher Notbeleg stellt eine besondere Form dar. So können Sie Ihre Steuerabzugschancen mit Eigenbelegen wahren.

Grundsätzlich gilt bei Betriebsausgaben ja die Regel „keine Buchung ohne Beleg“. Dies gilt naturgemäß insbesondere für die Buchung von Geschäftsvorfällen in Kassenbüchern, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen von Arbeitnehmern und Unternehmern.

Natürlich geht der Fremdbeleg immer einem Eigenbeleg vor.

Im Falle einer Betriebsprüfung kommen Betriebsprüfer dann gerne mit Paragraf 97 AO und wollen mit diesem Hinweis den Abzug als Betriebsausgabe streitig machen. Darauf sollte man sich nicht einlassen! Denn wenn – warum auch immer – Fremdbelege nicht vorhanden sind, kann die Ausgabe gegebenenfalls durch einen Eigenbeleg glaubhaft gemacht werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Eigenbeleg vom Unternehmer, seinem Arbeitnehmer oder einer anderen Person erstellt wurde.

Es gibt ja auch durchaus einmal Situationen, wo ein Fremdbeleg gar nicht möglich ist. Beispielsweise bei gezahlten Trinkgeldern, manchen Parkautomaten oder wenn ein Thermobeleg unlesbar geworden ist. Die allgemein gültigen formellen Voraussetzungen müssen dabei auch von einem Eigenbeleg erfüllt werden (Wir denken hier insbesondere an die Bewirtungskosten).

Für den Vorsteuerabzug reichen Eigenbelege grundsätzlich nicht.

Hierfür ist nämlich Voraussetzung, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, d.h. es muss grundsätzlich eine Originalrechnung vorliegen. Eine Ausnahme hiervon gilt nur, wenn dem Finanzamt oder Betriebsprüfer gegenüber nachgewiesen werden kann, dass man ursprünglich einmal im Besitz der Originalrechnung war. Dies gilt auch, wenn sie verloren gegangen ist. Dieses könnte zum Beispiel durch

  • eine Fotokopie,
  • einen Scan oder
  • eine vom Geschäftspartner anforderte Kopie

erfolgen. Weitere Voraussetzung ist, dass sicher nachgewiesen werden kann, dass die Leistung auch tatsächlich bezogen wurde.

Alle bereits erwähnten Ausführungen gelten auch im privaten Bereich, vorausgesetzt, dass diese im Zusammenhang mit Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen etc. geltend gemacht werden. Anders als im betrieblichen Sektor gibt es hier jedoch keine speziellen Formvorschriften. Hier ist es ausreichend, dass man die Aufwendungen glaubhaft macht. Lediglich

  • beim Fahrtenbuch,
  • beim Nachweis von Krankheitskosten,
  • haushaltsnahen Dienst- oder Handwerkerleistungen

gelten strengere Anforderungen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Eigenbelege als Notfalllösung für fehlende Nachweise gedacht sind, aber kein Vorsteuerabzug daraus  möglich ist. Gern stellen wir Ihnen ein Muster für einen Eigenbeleg zur Verfügung.

Kommen Sie gern auf uns zu!

Bildnachweis: AdobeStock_13031631 von drubig-photo
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Steuerkanzlei Kruse-Lippert
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