Rechnungen digitalisieren: So ersetzt der Scan rechtssicher die Papierrechnung

Rechnungen digitalisieren

Rechnungen digitalisieren: So ersetzt der Scan rechtssicher die Papierrechnung

Das Finanzamt erkennt digitale Rechnungen genauso an, wie Papierrechnungen. Rechnungen digitalisieren hat folgende Vorteile:

Die Vorteile durch das Digitalisieren von Rechnungen

  • Keinen Archivraum
  • Sie können gescannte Rechnungen schnell durchsuchen
  • Ihr Steuerberater erhält elektronische Rechnungen per Knopfdruck

Die Vorteile können Sie auch nutzen, wenn Sie noch Papierrechnungen erhalten. Diese lassen sich rechtssicher digitalisieren.

Hierfür benötigen Sie:

  • PC und Scanner
  • Buchhaltungssoftware

Beim Digitalisieren gehen Sie wie folgt vor:

  1. Belege prüfen auf Echtheit, Fehler und Vollständigkeit
  2. Scannen Sie Rechnungen möglichst gesammelt mit einem Scanner, der einen Stapeleinzug besitzt
  3. Achten Sie darauf, dass alles richtig erfasst und lesbar ist
  4. Sind Teile eines Belegs nicht lesbar, so wiederholen Sie den Scanvorgang – Nur wenn alle Bestandteile enthalten sind, kann der Scan Ersatz für die Papierrechnung sein
    Am besten laden Sie Rechnungen beim Scannen direkt in das Buchhaltungsprogramm
  5. Erfassen Sie erste Buchungsdaten wie Betrag, Belegnummer und Datum
  6. Die gescannten Belege übermitteln Sie an Ihre Kanzlei
  7. Rechnungen müssen Sie generell 10 Tage nach Eingang in einem Journal erfassen. Mit einer Speicherung in einem Buchhaltungsprogramm können Sie einem Prüfer jederzeit nachweisen, dass Sie diese Pflicht erfüllt haben.
  8. Unsere Kanzlei gibt dann alle Buchungsdaten für Sie ein und schreibt Ihre Rechnungen unveränderlich fest. Die digitalisierten Rechnungen werden für mindestens 10 Jahre archiviert.

WICHITG: Den Scanvorgang müssen Sie schriftlich in einer Verfahrensdokumentation aufzeichnen. Hierbei unterstützen wir Sie gern.

Alle Inhalte haben Wir für Sie auch in einem kurzen Video zusammengefasst. Zum Video

Wir haben unsere Kanzlei bereits vor Jahren auf die digitale Arbeit umgestellt und verfügen über die nötige Erfahrung, Sie bei Ihrer Umstellung zu unterstützen.

Sie haben noch Fragen? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung. Vereinbaren Sie einfach einen Termin, damit auch Sie bald von den Vorteilen durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungen profitieren können.

Telefon: 0511 / 28 46 20 oder per Mail: kanzlei@kruse-lippert.de – Selbstverständlich können Sie hierfür auch unser Kontaktformular verwenden.

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