Belege sortieren für Bilanzierer

Buchführung

Die Belege richtig zu sortieren, ist für viele Unternehmer eine Herausforderung. Dabei spart die richtige Vorbereitung Ihrer Buchführungsunterlagen Ihrem Sachbearbeiter beim Steuerberater jede Menge Zeit – und damit Gebühren für Sie! Wir haben die richtige Belegsortierung einmal für Sie zusammengefasst. In diesem Artikel geht es um bilanzierungspflichtige Steuerpflichtige. Sollten Sie Ihre Gewinne per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, schauen Sie sich doch einmal diesen Artikel an: Belege sortieren für Einnahmenüberschussrechnung

1. Behandlung von Eingangsrechnungen

Die eingehenden Originalrechnungen werden nach zeitlicher Reihenfolge abgelegt. Dieser Ordner wird zusammen mit den monatlichen Unterlagen bei uns eingereicht, so dass alle Eingangsrechnungen in einem Monat zum Buchen vorliegen, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Kopie der Originalrechnung wird bis zur Bezahlung nach Alphabet geordnet in einem „Offene-Posten-Ordner Lieferanten/Auftragnehmer“ abgelegt. Bei Bezahlung wird die Rechnung aus dem Ordner herausgenommen (und hinter den jeweiligen Kontoauszug geheftet oder gegebenenfalls vernichtet).

2. Behandlung von Ausgangsrechnungen

Ausgehende Rechnungen werden fortlaufend numeriert (z.B. A1/99 usw.). Von der Originalrechnung wird eine Kopie erstellt, die nach zeitlicher Reihenfolge in einem „OPOS-Ordner“ (OPOS = Offene Posten) abgelegt wird. Bei Bezahlung wird die Rechnung aus dem Ordner herausgenommen und hinter den entsprechenden Bankbeleg gelegt oder vernichtet. Die Originalrechnung wird nach zeitlicher Reihenfolge geordnet in einem Ordner Kunden/Auftraggeber abgelegt und zusammen mit den Buchhaltungsunterlagen an uns weitergeleitet.

3. Periodenabgrenzung

Unterjährig wird die jeweilige Monatszuordnung streng nach dem Rechnungsdatum vorgenommen. Zum Bilanzstichtag erfolgt dann eine genaue Periodenabgrenzung, das heißt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden dem Jahr zugeordnet, in dem die Leistung erbracht bzw. empfangen wurde.

4. Bank

  • Kontoauszüge werden jeweils zum Monatsende chronologisch und lückenlos – getrennt nach Konten – auf einen separaten Heftstreifen geheftet.
  • Hinter den jeweiligen Kontoauszug werden die Rechnungen bzw. Belege geheftet, die vom Konto bezahlt worden sind (siehe Textziffer 1. und 2.). Dabei ist darauf zu achten, dass Sammelüberweisungen jeweils pro Konto und Vorgang einzeln gedruckt werden.
  • Sind keine Belege vorhanden (z.B. bei Mietzahlungen oder anderen Daueraufträgen), muss aus dem Text auf dem Kontoauszug hervorgehen, um was es sich handelt; notfalls ist dies kurz handschriftlich zu ergänzen.
  • Bei Zahlungseingängen ist ebenso zu verfahren.
  • Privatausgaben/-entnahmen bzw. –einlagen sind ebenfalls zu kennzeichnen (Text und Belege sind nur erforderlich, soweit hieraus steuerlich relevante Daten hervorgehen)

Ergänzende Info: Vorwiegend privat genutzte Konten

Werden über ein vorwiegend privat genutztes Konto auch gelegentlich Geschäftsvorfälle abgewickelt, handelt es sich insgesamt um ein betriebliches Konto. Die Folgen sind:

  • Die Bankbelege sowie die zu Kontenbewegungen führenden Ein- und Ausgangsrechnungen sind aufzubewahren.
  • Das Finanzamt kann die Vorlage dieser Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangen.
  • Sind die Unterlagen nicht ordnungsgemäß oder werden sie nicht vorgelegt, darf eine Hinzuschätzung von Betriebseinnahmen erfolgen (Finanzgericht Saarland, Urteil vom 30.06.2005, Az: 1 K 141/01).
  • Verstärkt sich aus den übrigen Einkommensverhältnissen die Annahme, dass nicht alle Einnahmen erklärt worden sind, besteht ein hinreichender Verdacht, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist (Finanzgericht Münster, Urteil vom 19.05.2004, Az: 14 K 767/00 E, G, U, Revision beim Bundesfinanzhof, Az: X R 20/05).

Schon aus Gründen der Transparenz ist es dringend zu empfehlen, private und betriebliche Konten sowie Geldbewegungen strikt zu trennen. Ansonsten müssen sämtliche Unterlagen für beide Bankverbindungen ordnungsgemäß nach § 147 Abgabenordnung aufbewahrt werden. Bei Mängeln hat das Finanzamt dann zusätzliche Argumente, die eine Schätzung der Umsätze des betroffenen Unternehmens rechtfertigen.

5. Kassenbuch

  • Sortierung der vorhandenen Barbelege, die über die Kasse abgewickelt wurden, in chronologischer Reihenfolge
  • Belege werden durchnumeriert und in der entsprechenden Reihenfolge in das Kassenbuch eingetragen mit Belegnummer (so lässt sich am leichtesten nachvollziehen, welcher Betrag zu welcher Eintragung gehört)
  • abschließend Belege in der Reihenfolge, in der sie in das Kassenbuch eingetragen wurden, auf einen Heftstreifen heften und die Kassenseite obenauf heften
  • die Einnahmen- und Ausgabenspalte aufrechnen, so daß sich am Ende ein Bargeldbestand ergibt (s. beigefügtes Kassenblatt); dieser Kassenbestand muss mit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse übereinstimmen
  • für jeden Monat ist eine neue Kassenseite anzufangen

Wichtig: Elektronische Kassenbücher

Bitte beachten Sie, dass Ihr Kassenbuch nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zeitnah, lückenlos und nachvollziehbar geführt wird. Damit scheidet das Führen eines elektronischen Kassenbuches (z.B. in Form einer Excel-Tabelle) nach Ansicht der Finanzverwaltung in der Regel aus. Sollten Sie Interesse an einem elektronischen Kassenbuch haben, gibt es von der Datev das Unternehmen Online. Sind die Aufzeichnungen einmal erfasst, wird sichergestellt, dass Änderungen nachträglich sichtbar sind – so wie bei einem von Hand geführten Kassenbuch. Unternehmen Online bietet noch weitere Vorteile und Vereinfachungen für Ihre Buchführung. Sprechen Sie uns gerne darauf an!

Digitale Buchführung mit Datev Unternehmen Online

Datev Unternehmen Online ist eine interbasierte Plattform, die den Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberater verbessert. Als Mandant scannen Sie alle Belege ein (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge usw.) und stellen diese Ihrem Steuerberater über eine gesicherte Verbindung über das Datev-Rechenzentrum in digitaler Form zur Verfügung. Ihre Belege stehen sofort zur Bearbeitung zur Verfügung. Der aufwändige Austausch der Pendelordner und die Fahrt in die Kanzlei entfallen.

Gleichzeitig archiviert die Datev Ihre Belege revisionssicher in ihrem Rechenzentrum. Und Datev Unternehmen Online bietet noch mehr Vorteile. Ein automatischer Abgleich Ihrer Zahlungseingänge auf dem Bankkonto, Duchführung von Zahlungen oder mit Auftragswesen Online sogar die Erstellung Ihrer Rechnungen.

Wir arbeiten schon an einem eigenen Artikel zum Thema Datev Unternehmen Online. Melden Sie sich am besten gleich zu unserem Kanzlei-Newsletter an und verpassen Sie keine Neuigkeiten.

Checkliste zum Download

Die Checkliste zur Vorbereitung Ihrer Buchführungsunterlagen finden Sie auch noch einmal zum Ausdrucken in unserem Downloadbereich.

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